No se puede empezar un proceso de estos con la compra de una herramienta de tecnología. Grave error, dado que no solamente se confunden las herramientas de gestión de proyectos con las de gestión de portafolios,
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La Estrategia Organizacional es la base fundamental de la Gestión de Portafolios de Proyectos. La carencia de una estrategia deriva en la pérdida de visibilidad de metas y objetivos estratégicos y por ende de los proyectos que permitirían materializarlos.
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Hoy, después de haber realizado este mismo ejercicio en cinco empresas distintas entiendo que nunca se termina de aprender en este tema, pero si se pueden sacar algunos aprendizajes de cosas fundamentales. Algunos de ellos los explico a continuación.
sino que además se deben tener procesos claros y definidos en gestión de portafolios para que la selección de la herramienta tenga sentido. Al final habrá que adquirir alguna, sí, pero debe ser el resultado de un proceso y no el origen del mismo. Herramientas de gestión de proyectos hay una gran cantidad, más no así de portafolios. Muchos de los proveedores de Project Management Information Services (PMIS) engañan a sus clientes diciendo que sus soluciones gestionan portafolios; la realidad es que no. En el mercado, de seguro, no hay más de diez herramientas tecnológicas para gestionar portafolios y apenas dos o tres de ellas en realidad valdrían la pena en su inversión. Así, es fácil su elección.
Sin estrategia no hay gestión de portafolios de proyectos…así de sencillo. Es increíble, pero se encuentran una gran cantidad de organizaciones con confusiones sobre la estrategia que deben seguir y si esto no se tiene claro cualquier esfuerzo alrededor de implementar metodologías de gestión de portafolios no serán fructíferos. El ciclo de vida completo nace en la estrategia y termina con la materialización de beneficios en ella a través de los proyectos. Ya no basta con hacer bien los proyectos; ahora, es necesario escoger bien los proyectos que permitan, a través de sus beneficios, lograr las metas establecidas desde la alta dirección.