REVISTA DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMI PANAMA PMI PANAMÁ DICIEMBRE 2016 - Page 24

Si ocurriese una situación como esa, el proyecto tendría asociado un riesgo bastante alto porque no se podría identificar exactamente qué elementos o recursos necesitamos para el proyecto o qué actividades vamos a hacer. Habría una planificación inadecuada, lo que llevaría a una ejecución también inadecuada y no se harían bien las cosas. Además de estaría corriendo el alto riesgo que se cancele el proyecto o se ponga en stand-by debido a una mala definición del alcance.

Algunos de los riesgos asociados a una mala definición del alcance son:

- No se conocería que tipos de recursos (humanos, materiales, insumos, equipos, etc.) se van a necesitar en el proyecto, por lo tanto no se podría armar un equipo de proyecto adecuado ni saber qué recursos de la empresa se necesitarán o qué recursos se comprarán a proveedores externos.

- Los recursos están directamente asociado a los costos, por lo tanto no se podría establecer un presupuesto definitivo para el proyecto.

- Al no conocer todo el trabajo a realizar, no se podría establecer un tiempo para el proyecto. No se tendría la información disponible para informar cuándo se terminará el proyecto.

- No se sabría con exactitud todos los requisitos del proyecto y no se sabría el nivel de calidad que se necesita implementar.

- No se sabría si se recurrirá a proveedores externos para realizar alguna compra, alquiler o subcontratación de productos o servicios. Al no tener claro si se gastará en adquisiciones externas, no se podrá determinar el presupuesto total del proyecto.

- No se conocerá a qué entidades impactará el proyecto, por lo que no se podrá realizar una correcta identificación y gestión de interesados.

- Habrían numerosas solicitudes de cambio porque los interesados que no han sido identificados tendrán impacto sobre el proyecto a través de su poder, interés, influencia, requisitos, necesidades y expectativas. Un proyecto con demasiadas solicitudes de cambio es un proyecto que irá “tapando huecos” en lugar de generar entregables.

Existen otros riesgos más que poco a poco irán apareciendo a medida que se avanza sobre un proyecto con un alcance mal definido, pero los riesgos mencionados anteriormente serían razones suficientes para tomar la decisión de suspender el proyecto hasta que exista una mejor definición del alcance, o simplemente cancelarlo por falta de información.

Además de describir detalladamente lo que se hará en el proyecto, también es necesario que se detalle aquello que no se hará, aquello que no incluye el proyecto o aquello que no está contemplado debido a los límites que se han establecido. En muchas ocasiones, debido a una mala comunicación o interpretación, las personas tendemos a suponer o asumir ciertas cosas. Ahí es donde los clientes o usuarios pueden asumir que ciertas actividades o entregables estarán contempladas dentro del alcance del proyecto, por lo que resulta muy necesario que se especifique claramente aquello que no se desarrollará y comunicarlo a todos los interesados. De esa forma se evita ambigüedades o suposiciones que posteriormente pueden originar conflictos.

Las restricciones y supuestos son dos puntos más que también son importantes colocar dentro del alcance del proyecto. Las restricciones ayudan al equipo de proyecto a conocer a qué tipo de situaciones se enfrentan y que pueden considerarse como limitaciones. Conocer esas limitaciones es una fuente importante de información para planificar cómo gestionar y responder antes esas situaciones. Los supuestos son situaciones que se consideran como verdaderas y que significan que se realizará el proyecto bajo el supuesto que determinadas circunstancias se van a dar o son situaciones reales. Esos supuestos deben ser confirmados para saber si aquello que suponíamos realmente se va a concretar. En caso no se confirme aquello que se suponía verdadero, eso representa un riesgo para el proyecto, el cual debe incorporarse al registro de riesgos para gestionar dicha situación.

Como conclusión final, se puede decir que realizar una buena definición del alcance, tanto del producto como del proyecto, resulta vital para asegurar que los próximos pasos se puedan planificar de forma adecuada. El alcance es el punto de partida para establecer las bases del proyecto y lo que éste conlleva. Si no existe la definición adecuada, pueden ocurrir situaciones riesgosas y de conflicto que solo traerían consecuencias negativas para el equipo de proyecto y la organización.