NÄKÖKULMA
Petri Kahisalo
Director, HRM solutions
Mepco Oy
www.mepco.fi
Kirjoittajan mielestä hyvä HRM-järjestelmä on koko organisaation,
ei vain esimerkiksi palkkahallinnon, HR-osaston ja esimiesten työkalu.
HR-JOHTAJA, NÄIN TEET
ESIMIESTENNE
ARJESTA HELPOMPAA
HR-johtajan yksi keskeisistä tehtävistä on tehdä esimiesten
suoraan järjestelmään, oli hän sitten konttorilla tai kotiko-
työstä mahdollisimman helppoa ja tehokasta. Organisaation
neella. Tieto on yhdessä paikassa, kerralla oikein ja heti esi-
käyttämä HRM-järjestelmäkokonaisuus voi joko helpottaa tai
miehen käytettävissä. Näin HRM-järjestelmä kutistaa esimiehen
hankaloittaa tätä tehtävää.
käyttämän työajan tunneista minuutteihin.
Mihin esimiesten aika organisaatiossanne kuluu?
Esimiehelle tarvittava tieto tehokkaasti
On esimiestyötä, joka tukee yrityksen tavoitteiden toteutumista.
Esimiehellä pitää olla helposti saatavissa se tieto, jonka hän
Sitä kutsutaan lyhyesti johtamiseksi.
tarvitsee johtaakseen alaisiaan organisaation asettamien
Tämän lisäksi esimiesten pöydille putoaa paljon työtä, joka
tavoitteiden toteuttamiseksi. Huonosti toimiva ja hajanainen tie-
ei oikeastaan ole esimiestyötä: työtuntien ja poissaolojen kir-
tojärjestelmäkokonaisuus lisää esimiehen tuskaa, kun hänen
jaaminen tai tarkistaminen, palkanmaksuun liittyvät asiat ja
tarvitsemansa tieto on ripoteltu eri järjestelmiin. Tämä tietää
kaikki muu hallinnollinen työ.
usein runsaasti käsityötä ja inhimillisiä virheitä.
Tähän työhön käytetty aika ei maksa itseään takaisin. Se ei
Hyvä tietojärjestelmä edesauttaa johtamiseen tarvittavan
tue yritysten kasvua, henkilöstön osaamisen kehittymistä tai työ-
tiedon löytymistä ja säästää työaikaa varsinaiseen esimiestyö-
hyvinvointia. Se aika on pois esimiesten omista työtehtävistä
hön sekä muihin asiantuntijatehtäviin.
sekä tietenkin siitä oikeasta esimiestyöstä, johon varattu aika
on lähes aina muutenkin kortilla.
Tuppaavatko esimerkiksi kehityskeskusteluissa sovitut tavoitteet unohtumaan? HRM-järjestelmässä tiedot yhteisesti sovituista asioista ovat helposti saatavilla, mikä tekee seurannasta
HRM-järjestelmä esimiesten arjen apurina
ja sitoutumisesta helpompaa sekä esimiehelle että alaiselle.
Yksi HR:n tärkeimmistä tehtävistä on tarjota esimiehille mahdollisimman hyvät onnistumisen edellytykset. Henkilöstöammattilai-
Koko organisaation työkalu – mutta vain työkalu
set voivat oikeilla työskentelytavoilla sekä tarkoitustaan palve-
Hyvä HRM-järjestelmä on koko organisaation, ei vain esimer-
levilla järjestelmillä tehdä esimiesten arjesta tuntuvasti helpom-
kiksi palkkahallinnon, HR-osaston ja esimiesten työkalu. Kun
paa.
jokainen työntekijä voi milloin tahansa tarkastaa esimerkiksi
Oikeanlainen ja oikein käytetty HRM-järjestelmäkokonai-
ajan tasalla olevat loma-, poissaolo- ja palkkatietonsa, helpot-
suus helpottaa esimiesten arkea esimerkiksi automatisoimalla
tuu esimiesten näiden tietojen etsimiseen, viestimiseen ja muok-
aikaa vieviä hallinnollisia tehtäviä sekä minimoimalla inhimilli-
kaamiseen liittyvä työtaakka.
siä virheitä ja niistä koituvaa ylimääräistä työtä.
Hyvä esimerkki aikaa vievästä rutiinityöstä on lomien ja
Moderni HRM-järjestelmä vapauttaa esimiesten resursseja
ja parantaa tiedonkulkua monella eri tavalla. Järjestelmä on
sairauspoissaolojen hyväksyntä sekä kirjaaminen. Usein tämä
kuitenkin vain työkalu: oikeiden toimintatapojen löytäminen on
tapahtuu joko manuaalisesti tai hyvin alkeellisella sähköisellä
avain tehokkuuteen. Kun työsuhteen elinkaaren hallintaan liitty-
prosessilla. Pelkästään hyväksyntään ja tarkastamiseen voi esi-
vät toimintatavat on hiottu huippuunsa ja niitä toteutetaan tar-
mieheltä kulua aikaa puolesta päivästä päivään joka kuukausi.
koituksenmukaisen HRM-järjestelmän tukemana, esimiesten ja
Modernissa ohjelmistoassa työntekijä itse kirjaa kaiken
28 HR viesti 5/2015
koko organisaation arki helpottuu. n