HR viesti 4/2014 - Page 46

NÄKÖKULMA Perttu Seppänen Tuotepäällikkö, Mepco Oy perttu.seppanen@mepco.fi www.mepco.fi Kirjoittaja pohtii keinoja, joilla palkkahallinnon prosessit voidaan hoitaa optimaalisesti. Palkanlaskenta katsotaan yhä useammin kuuluvan osaksi henkilöstöhallintoa, joka voi järjestää palkkapalvelut useallakin erilaisella tavalla. PALKKAPALVELUJA VOI TUOTTAA MONELLA TAVALLA – SOPIVIN VAIHTOEHTO RIIPPUU YRITYKSESTÄ JA OLOSUHTEISTA Palkanmaksu on yksi työnantajan keskeisimmistä velvoitteis- lakisääteisen palkanlaskennan. Kehitys, jossa palkkahallinto ta työntekijää kohtaan. Se kuuluu asioihin, jotka yhdistävät ja on siirtynyt enemmän henkilöstöhallinnon puolelle, näkyy koskevat kaikkia työnantajia. Palkkahallinnon toteutus voi kui- myös ohjelmistoissa. Nykyaikaiset järjestelmät ovat osa koko- tenkin vaihdella yrityksestä toiseen. naisvaltaisia HRM-ratkaisuja, eikä niiden käyttö rajoitu pelk- Perinteisesti palkanlaskenta on ollut osa yrityksen talous- kään palkanlaskentaan. Ohjelmiston hankinta on pitkäaikai- hallintoa, ja se on myös hoidettu samalla tavoin. Nykyisin nen investointi. Hankintapäätöksessä kannattaa kiinnittää huo- palkkahallinto mielletään yhä useammin henkilöstöhallinnon miota järjestelmän ikään ja elinkaaren vaiheeseen, palkanlas- osaksi. Näin taloushalllinnon toimintatavat eivät enää sido kentaa täydentävään toiminnallisuuteen sekä kehityksen jatku- palkkahallintoa. vuuteen myös tulevaisuudessa. Ulkoistettu palkkapalvelu tarjoaa monia etuja Ulkoistettu palkkapalvelu ja oma ohjelmisto Palveluntuottajien nopea kartoitus osoittaa, että palkkapalve- kasvattavat suosiotaan lujen ulkoistamista tarjoavia yrityksiä löytyy melkoinen määrä. Perinteisten toimintamallien rinnalla suosiotaan kasvattaa ul- Palveluyritysten sanoma on selvä: kun ulkoistat palkkahallin- koistuksen ja oman järjestelmän yhdistelmä. Mallissa yritys non, vapaudut lakisääteisten velvollisuuksien seurannasta, pal- hankkii ohjelmistotoimittajalta palkka/HRM-järjestelmän ja kanlaskijoiden koulutuksista sekä henkilöiden poissaoloihin liit- hankkii omaa ohjelmistoa käyttävän palkanlaskijan palveluna. tyvistä riskeistä. Lisäksi saat tueksesi joustavan, kustannuste- Oma ohjelmisto antaa yritykselle vapauden kehittää hokkaan ja yrityksen johtamista tukevan kumppanin. Oman palkka- ja henkilöstöhallinnon prosesseja yhdessä järjestelmä- energiasi voit keskittää ydinosaamisten kehittämiseen. toimittajan kanssa. Samaan aikaan palkanlaskennan sijaisuus- Edut ovat selviä – ei ihme, että noin kolmannes pk-yrityk- ja joustavuusongelmat, koulutuspaineet sekä palkanlaskennan sistä onkin etsinyt kumppanin palkkapalvelujen tuottamiseen. muutosten seuranta hoituvat palkkapalvelun tuottajan toimesta. Oma palkkahallinto palvelee omaa henkilöstöä taan myös sen tuoman vapauden takia. Oman järjestelmän Ulkoistuksen hyödyistä huolimatta suurin osa yrityksistä kokee, ansiosta yritys voi itse määritellä, mitä osia palkka- ja hr-toi- että palkkahallinto kannattaa hoitaa oman henkilökunnan ja minnoistaan se haluaa ulkoistaa. Palveluntuottajan kanssa voi- omien järjestelmien avulla. Oma palkkahallinto nähdään koko daan sopia ketterästi prosesseja ja ohjelmiston ylläpitoa kos- henkilöstöä tukevana palveluna. kevasta työnjaosta. Toimintatapa parantaa yrityksen valmiuk- Yritykset ovat valmiita investoimaan ohjelmiston hankin- Palkkahallinnon ulkoistus ei poista tarvetta omalle, asiaan sia reagoida nopeasti muutoksiin. Palkkapalvelun tuottajan perehtyneelle yhteyshenkilölle. Erilaisten tapausten tulkinta jää vaihtaminen tai palvelujen siirtäminen oman henkilökunnan usein yritykselle. Ulkoistus ei vapauta yritystä kokonaan palk- hoidettavaksi ei edellytä tietojen siirtämistä järjestelmästä toi- kahallintoa koskevista tehtävistä. Palkanlaskenta kannattaakin seen. hoitaa itse, mikäli tarjolla on henkilöresursseja, joilla on tarvittavaa osaamista ja mielenkiintoa. Palkkapalvelun tuottamiseen tarvitaan aina jokin ohjelmisto. Markkinoilla on useita järjestelmiä, joilla voi hoitaa 44 HR viesti 4/2014 Milloin olet käynyt läpi yrityksesi palkkahallinnon prosessit ja järjestelmät? Toimintamalleja ja ohjelmistoja koskevat mahdollisuudet kannattaa selvittää, ennen kuin haasteet kasvavat ongelmiksi asti.