Glo Hotellit Oy:n toimitusjohtaja Tuomas Liewendahl on havainnut, että yritykset luopuvat omista neuvottelutiloistaan ja siirtyvät vuokraamaan tiloja tarpeen mukaan. Yrityksen omat neliöt halutaan tehokäyttöön, eikä muutaman kerran viikossa tarvittavia neuvottelutiloja haluta enää ylläpitää. Neuvottelutiloille asetetut vaatimukset ovat Liewendahlin mielestä kasvussa, mikä saattaa osaltaan selittää omista tiloista luopumista; yritysten omien tilojen varustelu- ja muuntelumahdollisuudet eivät välttämättä enää vastaa tarpeita. ”Enää ei riitä, että neuvotteluhuone on varustettu tuoleilla ja pöydällä. Tilan pitäisi olla inspiroiva ja sen tulisi tukea luovaa ideointia sekä vuorovaikutusta. Monesti uusissa kokoustiloissa on oma osansa niin kokouksen virallista kuin vapaa-
muotoisempaakin osuutta varten. Perinteisen kokouspöydän vieressä voi olla esimerkiksi lounge-tyyppinen oleskelutila. Helposti liikuteltavilla väliseinillä ja verhoilla voidaan tilaa jakaa tarpeen mukaan”, Liewendahl kertoo. Neuvottelutiloihin voidaan luoda haluttua tunnelmaa ja tyyliä kalusteilla, sisustusmateriaaleilla ja valaistuksella. Valoja kohdistamalla ja niiden kirkkautta säätämällä voidaan vaikuttaa esimerkiksi siihen, miten virallisena tai epävirallisena läsnäolijat tilanteen kokevat. Kaluste- ja sisustusratkaisujen lisäksi neuvottelutiloissa tarvitaan nykyaikaista tekniikkaa. Videotykit ja kaiuttimet mahdollistavat erilaisten materiaalien esittämisen läsnäolijoille ja videoneuvottelulaitteiston avulla myös toisella paikkakunnalla tai toisella puolen maailmaa olevat henkilöt saadaan mukaan keskusteluun. ”Monesti osa henkilöistä osallistuu kokoukseen videoneuvotteluyhteyden avulla. Tulevaisuudessa tämä tulee lisääntymään. Siksi toimivaan tekniikkaan panostaminen on tärkeää. Teknologia on kehittynyt huimasti ja kehittyy edelleen. Kun 3Dnäytöt saadaan kokoustiloihin, videoneuvotteluista tulee yhä aidomman oloisia.”
”Yritykset luopuvat omista neuvottelutiloistaan ja siirtyvät vuokraamaan tiloja tarpeen mukaan.”
Monien mahdollisuuksien ruokatori Liewendahlin mielestä kokouksen onnistumisen kannalta on keskeisen tärkeää, että osallistujat jaksavat keskittyä ja olla aktiivisia pidemmänkin istunnon ajan. Kalusteiden monipuoliset säädöt ja tilojen riittävä ilmanvaihto ehkäisevät turtumista ja uneliasta tunnelmaa. Myös oikein ajoitetut tauot ja ruokailut ovat tärkeässä roolissa. Harmittavan usein etukäteen aikataulutettu ruokatauko katkaisee hedelmällisen keskustelun tai sijoittuu liian myöhäiseen ajankohtaan. Energiavaje voi näin päästä heikentämään tiimin työtehoa. Liewendahlin mukaan yksi potentiaalinen vaihtoehto kokoustarjoilujen järjestämiseen on koko päivän avoinna oleva ruokatori. ”Ruokatori on hyvä vaihtoehto pienissä kokouksissa. Tori on auki koko päivän, joten ruokatauot voidaan pitää joustavasti tarpeen mukaan. Jokainen osallistuja voi koota oman ateriansa itsenäisesti ja toiveidensa mukaan.” Sijainti keskeinen valintakriteeri Liewendahlin mukaan työelämän kiire näkyy myös neuvottelutilojen kysynnässä. Tilat varataan yhä useammin vain muutamaksi tunniksi tai korkeintaan päiväksi. Kokousten yhteydessä harvemmin myöskään yövytään. Silloin kun kokoukset venyvät useammalle päivälle, asiakkaat haluavat kuitenkin yöpyä neuvottelutilojen yhteydessä.
3/2013
HR viesti 47