NÄKÖKULMA
Tuomas Makkonen
HR System Consultant, Sympa Oy
www.sympa.fi
Kirjoittaja on ollut mukana kymmenissä HR-järjestelmien
käyttöönottoprojekteissa. Hänen näkemyksensä mukaan asiakasorganisaation
omalla toiminnalla on merkittävä vaikutus siihen, kompastutaanko
käyttöönottoprojektissa vai loikitaanko ketterästi päätöspalaveriin asti.
KETTERÄMMIN LÄPI
HR-JÄRJESTELMÄN
KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN
Nopeus on valttia ja aika on rahaa, mutta tarpeet tulisi täyt-
Ketterän järjestelmäprojektin edellytyksiin kuuluu osaava
tää eikä laatu saisi kärsiä. Kovia vaatimuksia, mutta onnistues-
ja päätösvaltainen projektiryhmä. HR-järjestelmäpro-
saan ketterä henkilötietojärjestelmän käyttöönotto on nopea ja
jekti on järjestelmä-sanastaan huolimatta aina selvästi HR-pro-
asiakasorganisaation tarpeet täyttävä.
jekti. Näissä projekteissa IT:n rooli jää usein hyvin pieneksi,
Joustavuus luo edellytykset tehokkaalle hankintaproses-
etenkin SaaS -toimitusmallilla (Software as a Service).
Projektipäälliköllä tulee olla hyvä
sille ja ketterälle käyttöönotolle. Järjes-
kokonaiskäsitys oman organisaationsa
telmän valintakriteerit voidaan kohdentaa HR-toimintojen kannalta ns. pakol-
”Käyttöönottoa vaiheistamalla
lisiin toiminnallisuuksiin tunnistamalla
on mahdollista pienentää
HR-prosesseista. Projektiryhmällä tulee
olla myös riittävästi päätösvaltaa,
organisaation todellinen muutosval-
muutosvastarintaa ja
jotta prosessi- ja toimintatapamuutok-
mius. Toimintatapoihin, joissa ollaan
kasvattaa muutosvalmiutta.”
sista voidaan projektin aikana päät-
valmiita joustamaan ja muuttamaan
tää nopeasti. Tehokkainta työskentely
on silloin, kun järjestelmätoimittaja esit-
käytäntöjä, löytyvät tarpeet täyttävät
ratkaisut pääsääntöisesti kaikista markkinoilla olevista HR-jär-
telee parhaat vaihtoehdot käsiteltäville prosesseille ja asiakas
jestelmistä.
pystyy tekemään nopeasti päätöksen sopivimmasta toimintata-
Käyttöönottoa vaiheistamalla on mahdollista pienentää muutosvastarintaa ja kasvattaa muutosvalmiutta. Vai-
vasta.
Projektiryhmältä vaaditaan vahvaa sitoutumista,
heistaminen helpottaa myös projektiresurssien allokoimista
aktiivisuutta sekä riittävästi aikaa käyttöönottoprojektille. Järjes-
sekä keventää järjestelmän käyttöönottoa. Lisäksi HR-järjestel-
telmän toiminnallisuuksien, sisältöjen ja prosessien ymmärtämi-
män hyötyjä saadaan nopeammin käyttöön jakamalla käyt-
nen on ehdottoman tärkeää, sillä projektin jälkeen määritellyn
töönotto pienempiin osakokonaisuuksiin. Käyttäjienkin on hel-
ratkaisun omistajuus siirtyy asiakkaalle. Järjestelmäprojekteissa
pompi omaksua uusia toimintatapoja, kun heillä on jo käytän-
ei tyhmiä kysymyksiä tunneta, sillä jokaisessa järjestelmässä
nön kokemusta järjestelmän tuomista hyödyistä.
on oma logiikkansa ja kommervenkkinsa. Ketterä käyttöönotto-
HR-järjestelmän käyttöönottoprojektissa tulee tunnistaa toi-
projekti ei tarkoita hutiloimalla valmista, sillä ketteryyden hyö-
mittajan ja asiakkaan vastuut. Järjestelmätoimittajan kan-
dyt menetetään, jos toteutuksen laatu kärsii. Avainkäyttä-
nalta käyttöönottoprojekti tarkoittaa järjestelmän määritte-
jien kouluttamiseen kannattaa myös panostaa, sillä projek-
lyä ja toteuttamista asiakkaan toimintaympäristössä. Asiakas
tin päätyttyä asiakkaalla tulee olla riittävästi tietotaitoa ja osaa-
vastaa huomattavasti laajemmasta kokonaisuudesta: muun
mista järjestelmän jalkauttamiseen ja käyttäjien tukemiseen.
muassa viestintä- ja koulutussuunnitelmat, ohjeistukset sekä
Huolellisella suunnittelulla, joustavuudella sekä osaa-
sisäisten toimintatapojen ja prosessimuutosten jalkauttaminen.
valla, päätösvaltaisella ja aktiivisella projektiryhmällä mahdol-
Jotta järjestelmän käyttöönottoprojekti pysyisi ketteränä ja kus-
listat organisaatiollesi onnistuneen HR-järjestelmän käyttöön-
tannus